Contoh Pembukuan Kontrakan: Panduan dan Format Dasar

Pembukuan kontrakan merupakan langkah penting bagi pemilik properti dalam mencatat semua transaksi yang terjadi. Dengan pembukuan yang rapi, pemilik kontrakan dapat memantau pendapatan dan pengeluaran, mengelola arus kas, serta membuat keputusan keuangan yang lebih baik. 

Berikut adalah contoh pembukuan kontrakan beserta format dan cara membuatnya.

Mengapa Pembukuan Kontrakan Penting?

Pembukuan yang baik membantu pemilik kontrakan melihat apakah bisnis kontrakan menghasilkan keuntungan atau tidak. Dengan mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran, Anda dapat menganalisis arus kas, menentukan harga sewa yang optimal, dan mengantisipasi biaya pemeliharaan di masa depan. Selain itu, pembukuan yang rapi juga memudahkan proses pelaporan pajak dan menjaga kepercayaan penyewa.

Komponen Utama dalam Pembukuan Kontrakan

1. Pemasukan (Pendapatan)

Pemasukan dalam pembukuan kontrakan adalah semua pendapatan yang diperoleh dari setiap unit kontrakan. Sumber utama pemasukan biasanya berasal dari sewa bulanan. Pemilik kontrakan perlu mencatat setiap pembayaran sewa dari penyewa, idealnya berdasarkan tanggal pembayaran. Pendapatan sewa ini dapat dicatat secara terperinci dengan mencantumkan nama penyewa, nomor unit, dan tanggal pembayaran untuk memastikan tidak ada data yang terlewat atau tertukar.

Selain sewa bulanan, ada beberapa sumber pemasukan tambahan yang mungkin dimiliki pemilik kontrakan. Misalnya, beberapa penyewa mungkin membutuhkan fasilitas tambahan seperti parkir khusus, layanan kebersihan, atau akses ke internet berkecepatan tinggi. Layanan-layanan ini dapat dijadikan sumber pemasukan tambahan dan dicatat secara terpisah dari pembayaran sewa utama. Mencatat pemasukan secara konsisten setiap bulan membantu pemilik memantau arus kas dan mengetahui berapa total pendapatan dari unit kontrakan tersebut.

2. Pengeluaran

Pengeluaran dalam pembukuan kontrakan adalah semua biaya operasional yang diperlukan untuk menjaga properti dalam kondisi baik dan layak huni. Pengeluaran ini biasanya mencakup beberapa komponen utama:

• Biaya Listrik dan Air: Dalam beberapa kasus, pemilik kontrakan menanggung biaya listrik dan air untuk seluruh unit. Jika demikian, catat jumlah pengeluaran listrik dan air setiap bulan agar Anda bisa menyesuaikan harga sewa atau membebankan biaya tambahan kepada penyewa sesuai penggunaan.
• Biaya Pemeliharaan Fasilitas: Biaya pemeliharaan meliputi perawatan rutin fasilitas seperti pengecekan instalasi listrik, perbaikan keran air, atau perawatan area umum seperti taman dan area parkir. Catatan biaya pemeliharaan sangat penting agar kondisi properti tetap terjaga dan meminimalkan kerusakan lebih lanjut yang bisa memakan biaya lebih besar.
• Perbaikan: Perbaikan yang tidak terduga, seperti kerusakan pintu, atap bocor, atau kebocoran pipa, perlu dicatat sebagai pengeluaran tersendiri. Biaya perbaikan ini seringkali tidak terduga, sehingga ada baiknya menyisihkan anggaran cadangan dalam pembukuan untuk menutup biaya perbaikan mendadak.
• Gaji Karyawan atau Staf Kebersihan: Jika Anda mempekerjakan staf untuk mengurus kebersihan, keamanan, atau perawatan properti, catat gaji atau honor yang dibayarkan setiap bulan sebagai bagian dari pengeluaran. Gaji ini juga termasuk dalam biaya operasional yang perlu diperhitungkan secara berkala untuk mengetahui besarnya beban usaha.

Pencatatan yang teliti terhadap setiap pengeluaran membantu pemilik kontrakan memahami biaya yang diperlukan untuk operasional. Dengan demikian, Anda dapat menghitung laba secara akurat dan membuat keputusan yang lebih baik terkait anggaran pemeliharaan.

3. Saldo Akhir

Saldo akhir merupakan komponen penting yang menunjukkan keuntungan bersih dari bisnis kontrakan Anda setelah menghitung total pemasukan dan total pengeluaran. Untuk menghitung saldo akhir, kurangi total pengeluaran dari total pemasukan. Hasilnya akan menunjukkan berapa banyak keuntungan bersih yang diperoleh selama periode tersebut.

Saldo akhir ini penting dalam perencanaan keuangan, karena membantu pemilik kontrakan mengetahui kondisi keuangan bisnis secara menyeluruh. Jika saldo akhir konsisten positif, artinya bisnis berjalan dengan baik dan menghasilkan keuntungan. Namun, jika saldo akhir sering kali negatif atau minim, ini bisa menjadi indikator perlunya penyesuaian baik dalam pengelolaan biaya operasional maupun penetapan harga sewa.

Menghitung saldo akhir juga membantu Anda menentukan apakah perlu menambah layanan atau meningkatkan fasilitas untuk meningkatkan pendapatan. Selain itu, saldo akhir ini bisa dimasukkan dalam laporan bulanan atau tahunan untuk mengetahui perkembangan bisnis dari waktu ke waktu. Pemilik kontrakan yang memiliki catatan saldo akhir yang akurat dapat membuat strategi keuangan jangka panjang dan lebih siap menghadapi pengeluaran tidak terduga di masa depan.

Contoh Format Pembukuan Kontrakan

Pembukuan kontrakan dapat dilakukan dalam bentuk sederhana, seperti tabel berikut:

Langkah Membuat Pembukuan Kontrakan

1. Buat Daftar Pemasukan dan Pengeluaran

Langkah pertama dalam pembukuan kontrakan adalah mencatat semua pemasukan dan pengeluaran secara teratur. Pemasukan bisa mencakup pendapatan dari sewa tiap unit kontrakan, biaya tambahan seperti parkir, atau layanan lain yang mungkin Anda tawarkan kepada penyewa. Sementara itu, pengeluaran meliputi biaya operasional yang dibutuhkan untuk menjaga properti, seperti biaya listrik, air, perbaikan, dan gaji staf kebersihan atau keamanan jika ada.

Untuk membuat pencatatan ini lebih mudah ditelusuri, pisahkan catatan berdasarkan tanggal. Misalnya, saat mencatat pemasukan, cantumkan detail seperti tanggal pembayaran, nama penyewa, nomor unit, dan jumlah yang diterima. Untuk pengeluaran, catat tanggal, jenis pengeluaran (misalnya, perbaikan pipa atau gaji staf), serta jumlah biaya yang dikeluarkan. Dengan cara ini, Anda akan memiliki catatan yang jelas dan terperinci yang memudahkan pemantauan arus kas harian.

2. Gunakan Sistem Pencatatan yang Konsisten

Penting untuk menggunakan sistem pencatatan yang konsisten agar pembukuan terorganisir dan mudah diakses kapan saja. Ada beberapa metode yang bisa Anda gunakan, tergantung pada skala bisnis dan kenyamanan Anda:

• Buku Catatan Manual: Bagi yang lebih suka metode tradisional, buku catatan manual bisa digunakan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran. Namun, pastikan Anda memiliki format yang konsisten agar tidak ada data yang tertukar atau terlewat.
• Spreadsheet: Spreadsheet, seperti Microsoft Excel atau Google Sheets, adalah pilihan yang praktis dan fleksibel. Dengan spreadsheet, Anda dapat membuat tabel yang rapi untuk setiap pemasukan dan pengeluaran, dan bahkan menambahkan rumus otomatis untuk menghitung total pendapatan, pengeluaran, serta keuntungan bersih setiap bulan. Spreadsheet juga memungkinkan Anda melakukan pencarian dan analisis dengan mudah.
• Aplikasi Pembukuan: Jika mengelola beberapa unit kontrakan, aplikasi pembukuan bisa sangat membantu. Aplikasi seperti SuperKos menyediakan fitur-fitur pencatatan otomatis, pelacakan pembayaran, dan laporan keuangan yang memudahkan pemilik kontrakan untuk mencatat setiap transaksi dengan lebih teratur. Sistem pencatatan berbasis aplikasi ini juga membantu mencegah kesalahan manusia dan menghemat waktu.

Konsistensi dalam sistem pencatatan akan membantu memastikan semua data tercatat tanpa ada yang terlewat, sehingga memudahkan Anda dalam meninjau kondisi keuangan bisnis secara keseluruhan.

3. Periksa dan Rekapitulasi Bulanan

Di akhir setiap bulan, lakukan rekapitulasi atau penghitungan total dari semua pemasukan dan pengeluaran yang telah dicatat. Langkah ini sangat penting untuk mengetahui keuntungan bersih yang diperoleh selama satu bulan. Dalam rekapitulasi bulanan, jumlahkan semua pemasukan dari sewa dan biaya tambahan, lalu jumlahkan juga semua pengeluaran. Kurangi total pengeluaran dari total pemasukan untuk menghitung keuntungan bersih bulan tersebut.

Rekapitulasi bulanan ini membantu Anda melihat perkembangan bisnis secara berkala. Dengan data ini, Anda dapat mengidentifikasi apakah bisnis kontrakan menghasilkan keuntungan yang stabil atau jika ada pengeluaran yang bisa ditekan untuk meningkatkan keuntungan. Misalnya, jika pengeluaran untuk perbaikan ternyata tinggi setiap bulan, Anda bisa mempertimbangkan langkah pencegahan seperti inspeksi rutin atau perawatan yang lebih efektif untuk mengurangi biaya perbaikan di masa depan.

Rekapitulasi bulanan ini juga bisa menjadi dasar dalam membuat keputusan strategis untuk kontrakan, seperti menentukan apakah Anda perlu menyesuaikan harga sewa, mengurangi biaya operasional, atau menambah layanan tambahan bagi penyewa.

Tips Mengelola Pembukuan Kontrakan dengan Efektif

1. Gunakan Aplikasi Pembukuan

Jika Anda mengelola banyak unit kontrakan, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pembukuan khusus. Aplikasi seperti SuperKos sangat direkomendasikan karena dapat membantu melacak pembayaran sewa secara otomatis, mencatat pengeluaran, serta mengelola komunikasi dengan penyewa melalui WhatsApp dan email. SuperKos juga menyediakan berbagai laporan keuangan yang memudahkan Anda memantau pendapatan, pengeluaran, dan metrik keuangan lainnya. Dengan menggunakan aplikasi seperti SuperKos, Anda dapat menjaga pembukuan tetap rapi, mengurangi risiko kesalahan pencatatan, dan menghemat waktu dalam proses manajemen kontrakan.

2. Periksa dan Analisis Data Secara Berkala

Evaluasi pembukuan kontrakan secara berkala, seperti setiap bulan atau kuartal, untuk melihat tren keuangan. Analisis ini berguna untuk mengidentifikasi pengeluaran yang mungkin bisa ditekan atau dioptimalkan, serta untuk memastikan bahwa pendapatan tetap stabil. Dengan melihat data secara rutin, Anda bisa membuat keputusan lebih cepat terkait penyesuaian harga sewa atau biaya operasional yang perlu diperbaiki untuk menjaga keuntungan tetap optimal.

3. Pisahkan Rekening Pribadi dan Bisnis

Membuka rekening khusus untuk bisnis kontrakan adalah langkah penting untuk memudahkan pemantauan arus kas. Dengan memisahkan rekening pribadi dan bisnis, Anda bisa menghindari pencampuran keuangan yang dapat menyebabkan kebingungan dalam pembukuan dan pelaporan. Rekening terpisah juga membantu saat mengelola pengeluaran dan pendapatan, membuat pembukuan lebih jelas dan transparan untuk setiap transaksi bisnis kontrakan Anda.

Dengan menerapkan tips ini dan menggunakan aplikasi pembukuan seperti SuperKos, Anda dapat mengelola bisnis kontrakan dengan lebih terstruktur dan efisien, memastikan pembukuan tetap rapi dan keuangan bisnis Anda terpantau dengan baik.